Het bijeenbrengen van geld voor niet-persoonlijke, niet- commerciële doeleinden, zoals bijvoorbeeld non-profit organisaties.
In het kort beschrijven we de 10 stappen die u hierin kunt volgen.
- Selecteer één of meerdere fondsen en ga na welke doelstellingen en visies het beste aansluiten bij je organisatie of initiatief. Is er twijfel neem dan contact op met het fonds.
- Informeer naar procedures. Via de website kunt u achterhalen hoe u een aanvraag moet indienen en met welk tijdsbestek u rekening moet houden.
- Vraag u af of u één of meerdere fondsen gaat aanschrijven. Meestal volstaat één fonds maar als het gaat om een groot project kunt u kiezen voor co-financiering.
- Het indienen van een aanvraag. Elk fonds heeft zijn eigen procedures . Een aanvraag bevat meestal de volgende onderdelen; een begeleidende brief met daarin een omschrijving van het project/initiatief; een begroting van de kosten en dekkingsplan; een toelichting op de begroting; informatie over de organisatie met een jaarverslag en uittreksel van de Kamer van Koophandel. Geef aan wanneer/ hoe u bereikbaar bent.
- Informeer, als u geen bevestiging hebt gehad, of u aanvraag is binnengekomen. Geef desgewenst nadere informatie. Geef aan wanneer en hoe u bereikbaar bent.
- Geef een reactie op het antwoord. Is het antwoord positief, geef dan blijk van erkentelijkheid. Wordt de vraag gesteld om meer informatie, reageer direct op dit verzoek. Is het antwoord negatief, bedank voor de moeite en bij onduidelijkheden vraagt u om verdere toelichting.
- Wees zorgvuldig als u meerdere fondsen heb aangeschreven en één fonds reageert positief. Bedank dan de andere fondsen. Dit komt de vertrouwens- relatie ten goede en dat kan van pas komen bij een eventuele volgende aanvraag.
- Informeer de fondsen tussentijds over de uitvoering van het project of initiatief. Nodig het fonds uit bij bijvoorbeeld bij een opening of start van een project/ initiatief.
- Tijdens het project/initiatief kunnen de zaken anders lopen dan gepland. Geef aan bij het fonds als doelstellingen van het project /initiatief worden aangepast. Maar ook als blijkt dat doelstellingen niet haalbaar zijn neemt u contact op om te bespreken hoe u dit samen (financieel) gaat afhandelen. Stel de fondsen die hun donatie hebben toegezegd ook altijd op de hoogte van eventuele begrotingswijzigingen. Veel fondsen bepalen hun uiteindelijke bijdrage namelijk op basis van de definitieve begroting. Verras ze niet met een veel kleinere begroting(omdat de fondsenwerving bijvoorbeeld tegenviel) en derhalve veel groter aandeel in de financiering. Meestal staat in hun kleinere lettertjes dat u daartoe verplicht bent. Lees de voorwaarden altijd goed. Als tussentijds gegevens van contactpersonen veranderen geeft u dit door.
- Stuur een eindverslag op met daarin een beschrijving van de activiteit met de resultaten en daarnaast een verslag over de financiële verantwoording. Sluit je het project af met iets leuks, nodig het fonds uit.